Заполнение графика работы в 1с 8.2 зуп. Неполное рабочее время: настройка графика и расчет зарплаты. График работы при сменной работе

Здравствуйте уважаемые посетители сайта . Сегодня мы поговорим о том, как в программе 1С ЗУП 3.0 (3.1) настроить расчет зарплаты сотруднику, который трудиться в организации на полставки по графику неполного рабочего времени .Мы поговорим о том, как настроить саму программу, чтобы она умела учитывать таких сотрудников, как правильно настроить график неполного рабочего времени , а также разберем особенности расчета для сотрудников с окладом в часах (вид начисления «Оплата по окладу (по часам)») и с окладом в днях (вид начисления «Оплата по окладу»).

✅

✅

На основании статей Трудового кодекса РФ (93, 74,203) по соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Оклад устанавливается из расчета полного рабочего времени.

Итак, разберем на конкретном примере как оформить сотрудника на работу на полставки, и каким образом в 1с ЗУП 8.3 настроить график неполного рабочего времени (Неполный рабочий день) . С 01.11.2016 г. примем в организацию — Семенова Ф.Б.. В программе ЗУП 3.0 (3.1) в документе «Прием на работу» мы можем устанавливать сотрудникам различные ставки. Например, 1(ставка), 1\8(восьмая часть ставки),1\4(четверть ставки), 1\3(треть ставки), 1\2(пол ставки), 2\3 ставки (две третьих ставки), произвольное количество ставок (любую произвольную дробь), а также можем указывать ставку в виде десятичной дроби. Сотруднику Семенову Ф.Б. укажем — 1/2 ставки.

Настройка графика неполного рабочего времени в 1С ЗУП 3.0 (3.1) и расчет зарплаты сотрудника

Далее настроим график работы Неполный рабочий день. Для этого откроем раздел «Настройка» и в журнале документов «Графики работы сотрудников» создадим график работы с наименованием «Неполный рабочий день (20 часов)». Нажмем кнопку Изменить свойства графика и в открывшемся окне «Настройка графика работы» установим флажок — Неполное рабочее время , вид неполного рабочего времени – Неполный рабочий день . Также установим флажок Считать норму по другому графику – Пятидневка (график нормальной продолжительности рабочего времени). Заполним расписание работы, проставим с понедельника по пятницу продолжительность рабочего дня — 4 часа(Явка), длительность рабочей недели посчитается автоматически – 20 часов. Все параметры мы установили, далее нажмем кнопку «ОК» и график «Неполный рабочий день (20 часов)» заполнится в соответствии с установленными настройками. Теперь в документе «Прием на работу» мы можем указать данный график работы нашему сотруднику.

Рассмотрим два варианта оплаты сотрудника, работающего на полставки на графике Неполный рабочий день, но при различных плановых начислениях.

Расчет зарплаты сотрудника, работающего на полставки, при плановом начислении «Оплата по окладу (по часам)»

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» назначим работнику плановое начисление Оплата по окладу (по часам). В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле Оклад*ВремяВЧасах/НормаЧасов.

Теперь мы можем предположить, как рассчитается зарплата этого сотрудника за ноябрь:

• Оклад - в размере 40000 рублей задан из расчета работы на полной ставке,
• ВремяВЧасах – это отработанное время по графику неполного рабочего времени (Неполный рабочий день(20 часов)),
• НормаЧасов – это часы по графику полного рабочего времени (Пятидневка).

Если сотрудник отработает полностью весь месяц, то отработанное время по графику «Неполный рабочий день(20 часов)» составит — 83 часа, а норма времени по графику Пятидневка – 167 часов. Соответственно расчет получится следующий: 40000*83/167=19880,24 рублей.

Заполним документ , укажем месяц начисления — Ноябрь. Как видим расчет получился именно таким как мы, и предполагали.

Но стоит обратить внимание, что сумма получилась меньше 20 000 рублей. В данной ситуации это может показаться сотруднику несправедливо, поскольку 19 880 это меньше половины от оклада по полной ставки (40 000). Почему так происходит? Дело в том, что в ноябре есть предпраздничный день – это «3 ноября» и время работы в этот день сокращается на 1 час. Это программа и сделала.

Если же мы всё-таки хотим начислить сотруднику зарплату в размере 20000 рублей, то можно скорректировать график неполного рабочего времени вручную, установив время работы в предпраздничный день – 3,5 часа. Соответственно норма времени в часах за месяц составит 83,5 часа, т.е. ровно половина от 167 часа (по графику Пятидневка).

Пересчитаем документ Начисление зарплаты и взносов . Теперь мы видим, что в ноябре сотрудником отработано 83.50 часа. Соответственно – 40000*83.5/167=20000 рублей.

Расчет зарплаты сотрудника, работающего на полставки, при плановом начислении «Оплата по окладу»

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» изменим работнику плановое начисление на Оплату по окладу . В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней:

• Оклад — мы указали, это сумма в 40 000 рублей,
• ДоляНеполногоРабочегоВремени - количество ставок на которое устраивается сотрудник. В данном случае равна 0,5, т.к. наш сотрудник принимается на полставки,
• Время в днях – это фактически отработанное количество дней за месяц по графику Неполный рабочий день (20 часов) ,
• Норма дней - определяется по графику Пятидневка .

ДоляНеполногоРабочегоВремени является очень важным показателем в формуле, если его не будет, то зарплата рассчитается по полной ставке, т.е. в размере 40000 рублей. В виде начисления «Оплата по окладу» фактически отработанное время и норма считаются в днях. Таким образом показатель «время в днях» (по сути рассчитанный на основании графика неполного рабочего времени) и «норма дней» по графику Пятидневка будут одинаковые — 21 день для нашего примера, поэтому данная пропорция в результате даст 1. Для того чтобы оклад все-таки пересчитался в соответствии с количеством ставок, на которое принят сотрудник, разработчиками был внесен показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени .

Заполним документ Начисление зарплаты и взносов за ноябрь и посмотрим, как на этот раз рассчитается зарплата сотрудника. На вкладке «Начисления» мы видим Плановое начисление – Оплата по окладу, отработано – 21 день, Норма времени – 21 день. Также, обратите внимание, появился новый показатель Доля неполного времени – 0.5. Расчет произведен в соответствии с формулой Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней : 40000*0,5*21/21=20000 рублей.

Таким образом, для корректного расчета зарплаты в программе 1С ЗУП 3.0 (3.1) необходимо при приеме на работу правильно указать то количество ставок, на которое принимается сотрудник и правильно настроить график неполного рабочего времени.

"Зарплата", 2010, N 11

График работы - основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда. В статье мы расскажем о составлении графиков с учетом требований трудового законодательства, а также о порядке действий и настройках, необходимых для корректного планирования рабочего времени в программных продуктах 1С.

При составлении графиков работы следует принимать во внимание множество факторов: время суток, состояние здоровья работника, его семейные обстоятельства, права на льготы и т.д. Поэтому прежде чем перейти к составлению графика работы с помощью программы 1С, напомним, какие нормы необходимо при этом учесть.

Норма рабочего времени по Трудовому кодексу

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).

Трудовое законодательство устанавливает четкие ограничения продолжительности рабочего времени для различных категорий работников.

Примечание. Работник имеет право знать

Работник должен располагать информацией о режиме работы, времени начала и окончания рабочего дня (смены). Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса при приеме на работу работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его будущей трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся графики работы. Так, например, график сменности должен быть обнародован за месяц до начала применения, при вахтовом методе организации труда - за два месяца.

Еженедельная норма рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Таблица 1

Еженедельный непрерывный отдых работника не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Ежедневные нормы рабочего времени

Нормальная продолжительность ежедневной смены. При 40-часовой рабочей неделе ежедневная продолжительность рабочей смены, как правило, составляет восемь часов.

Сокращенная продолжительность рабочей смены. Для некоторых категорий работников трудовое законодательство ограничивает продолжительность ежедневной работы. Это установлено ст. 94 Трудового кодекса. Их перечень приведен в табл. 2 на с. 93.

Таблица 2

Сокращение рабочей смены на один час. В некоторых случаях продолжительность рабочей смены должна быть уменьшена на один час.

Например , когда рабочая смена непосредственно предшествует нерабочему праздничному дню (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если праздник выпадает на понедельник, рабочий день в пятницу не сокращается.

Также рабочая смена сокращается на 1 час, когда приходится на ночное время с 22.00 до 6.00 (ч. 2 ст. 96 ТК РФ).

Продолжительность ночной рабочей смены не уменьшается для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего дня, и для тех, кого приняли специально для ночной работы.

При составлении графика сменности придется учесть, что к работе в ночное время не допускаются (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):

• беременные женщины;
• работники, не достигшие возраста 18 лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений.

Для планирования ночных смен в некоторых случаях понадобится письменное согласие работника и справка о том, что ночная работа не запрещена по медицинским показаниям. Такое условие касается (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
• инвалидов;
• работников, имеющих детей-инвалидов;
• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей;
• работников, воспитывающих без супруга детей в возрасте до пяти лет, в том числе опекунов.

Перерывы для отдыха и питания. В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).

Перерывы для кормления ребенка. Работницам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, не реже чем через каждые три часа предоставляются, помимо перерыва для отдыха и питания, дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) продолжительностью не менее 30 минут каждый (ч. 1 ст. 258 ТК РФ). При наличии двух и более детей время перерыва увеличивается до одного часа.

По заявлению женщины перерывы для кормления ребенка могут быть:

• присоединены к перерыву для отдыха и питания;
• перенесены на начало или конец рабочей смены с соответствующим ее сокращением.

Перерывы для кормления ребенка (детей) включаются в рабочее время (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Норма рабочего времени для совместителей. Совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Частью 1 ст. 284 Трудового кодекса установлены ограничения продолжительности ежедневной смены при работе по совместительству. Она не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). Это следует учитывать при составлении графика работы по совместительству.

Превышение ежедневной нормы продолжительности рабочего времени. В графике нельзя планировать сверхурочную работу, то есть работу, выполняемую по инициативе работодателя, за пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени. Ее продолжительность не может превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).

Норма рабочего времени при суммированном учете

Если на вашем производстве не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма продолжительности рабочего времени, следует ввести суммированный учет. При суммированном учете работодатель обязан обеспечить соблюдение нормы рабочего времени не в течение рабочего дня (смены), недели, а в течение учетного периода. Учетный период может составлять месяц, квартал, любой отрезок времени не больше года (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для определенной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается (ч. 2 ст. 104 ТК РФ). Например , учетный период - квартал. С 1 октября по 31 декабря 2010 г. женщины, трудящиеся на Крайнем Севере, должны в общей сложности отработать 466 часов.

Оформление графиков работы

Время исполнения трудовых обязанностей устанавливается для каждого работника до начала работы. В какой форме его следует ознакомить с расписанием? Очевидно, что ответ зависит от периодичности изменения режима работы.

Стабильные графики работы: достаточно одной записи

Составить график для тех, кто трудится пять рабочих дней в неделю (40 рабочих часов), не представляет никакой сложности. Он может быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, например следующей записью: "На предприятии устанавливается пятидневная рабочая неделя с еженедельной продолжительностью работы 40 часов. Работа осуществляется с 9.00 до 18.00 ежедневно по рабочим дням с перерывом на обед с 13.00 до 14.00". Схожей записью, но уже в трудовом договоре можно зафиксировать стабильный график для льготных категорий работников, например для инвалидов или несовершеннолетних, у которых работа также осуществляется по стабильному расписанию, но в сокращенном режиме. Напомним, что отклонение от установленного внутренним трудовым распорядком режима работы должно быть обязательно отражено в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Меняющиеся графики работы

При сменной работе, вахтовом методе организации труда и во всех случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени, режим работы и отдыха нельзя классифицировать как стабильный.

Повторы в расписании работы возможны, но они носят не систематический, а случайный характер. Угадать, на какой день или смену выпадет работа, невозможно.

Особый способ организации работ обязывает работодателя заранее составлять четкие графики работы. Так, при многосменном режиме точный график работы должен быть обнародован за месяц до начала работы (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). При вахтовом методе организации работ познакомить сотрудника с графиком нужно не позднее чем за два месяца до его введения (ч. 1 ст. 301 ТК РФ). При этом невозможно обойтись записью в правилах внутреннего распорядка или в трудовом договоре. Нужно составлять полноценный график в виде таблицы.

График в виде таблицы. Содержание

Рассмотрим содержание графика в виде таблицы.

Структура графика. Как правило, одна таблица охватывает один календарный месяц работы одного подразделения, участка, бригады и т.д. В вертикальных графах указываются числа календарного месяца, в строках - фамилии работников. При многосменке график удобно составлять, объединяя в одном блоке (на одном листе) тех работников, которые сменяют друг друга в течение одних суток от смены к смене, в следующем блоке (листе) - следующую группу сменщиков. На пересечении граф и строк проставляется количество часов, которые предстоит отработать сотруднику в этот день. Как вариант - интервал работы, то есть указывается время начала смены или время начала и окончания.

Итоги. Удобно, когда количество часов и интервал работы дополняют друг друга. График в этом случае может быть использован и для планирования рабочего времени, и для контроля соблюдения норм труда. Поскольку получаемая в итоге суммирования ежесменных часов работы величина ("Итого" по горизонтали) образует плановое количество рабочих часов одного работника за месяц. Сумма итогов по всем месяцам учетного периода не должна превышать установленную норму рабочего времени.

Сумма по вертикали при смене работников в течение суток составляет 24 часа. Тут возможны только два исключения - в дни перевода стрелок часов на летнее и зимнее время <1>.

<1> Подробнее об учете и оплате лишнего часа работы при переходе на зимнее время читайте на с. 46. - Примеч. ред.

Эта закономерность позволяет обнаруживать неточности, допускаемые подчас при ручном составлении графиков: иногда получается, что сумма работы всех сменщиков за сутки больше или меньше 24. Значит, график составлен неправильно. Исключить подобные неточности вы сможете, воспользовавшись программными средствами составления графиков работы, которые предлагает вам 1С.

Составляем графики работы в программе 1С

Методический материал подготовлен М. Еропкиным и О. Леоновой, специалистами отдела по автоматизации кадрового учета и заработной платы компании "Микротест".

Программные возможности автоматизировать учет и планирование рабочего времени сотрудников по различным рабочим графикам предоставляют конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" и "1С:Управление Производственным Предприятием 8" <2>. Рассмотрим последовательность действий при автоматизированном составлении графиков работы в программах 1С.

<2> На момент подписания номера также актуальны такие версии конфигураций, как "Зарплата и Управление персоналом", редакция 2.5 (2.5.27) и "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 (1.2.33). - Примеч. ред.

Общий перечень процедур по составлению графиков работы в программе 1С

Планирование рабочего времени в программных продуктах 1С предполагает выполнение ряда последовательных действий.

1. Заполнить производственный календарь (выполняется ежегодно).
2. Ввести все шаблоны графиков работы, применяемых в компании (выполняется при начале работы в программе и по мере появления новых графиков).
3. Настроить введенные шаблоны графиков работы (выполняется при вводе нового графика).
4. Заполнить графики работы на наступающий год (выполняется ежегодно).
5. Назначить соответствующий график каждому сотруднику (выполняется регулярно).

Рассмотрим все необходимые действия более детально.

Заполняем производственный календарь

Для корректного учета рабочего времени сотрудников необходимо ежегодно заполнять производственный календарь. Сведения о государственных праздниках, выходных и предпраздничных днях вносятся вручную на основании постановлений Правительства РФ о переносе выходных дней в предстоящем году. После внесения этих сведений вы можете распечатать и проверить правильность заполнения по сводным данным о количестве рабочих и праздничных дней/часов в месяце. Итак, что именно нужно сделать? Ниже приведена последовательность действий по заполнению производственного календаря на предстоящий год, а также вид рабочего окна (рис. 1 - не приводится).

Рисунок 1 Рисунок не приводится. Ввод шаблонов графиков, применяемых в компании

Программа позволяет вводить различные шаблоны рабочих графиков (рис. 2 - не приводится):

• пятидневка, шестидневка;
• графики неполного (сокращенного) рабочего времени;
• сменные;
• графики суммированного учета рабочего времени;
• графики по календарным дням и др.

Рисунок 2 Рисунок не приводится.

Количество графиков, которые можно зарегистрировать в программе, неограниченно. Ниже приведена последовательность действий по введению нового шаблона (рис. 3 - не приводится).

Рисунок 3 Рисунок не приводится. Настройка и заполнение графиков

Для настройки графика работы воспользуйтесь сервисом "Помощник заполнения графика" (рис. 4 - не приводится). Программа предлагает вам два варианта действий: настройку по имеющемуся шаблону и настройку вручную.

Рисунок 4 Рисунок не приводится.

Настройка по шаблону. Помощник предложит вам заполнить график на основании одного из предопределенных шаблонов:

• "Пятидневка 40 часов": с понедельника по пятницу - 8 часов, в предпраздничные дни - 7 часов;
• "Шестидневка 40 часов": с понедельника по пятницу - 7 часов, в субботу - 5 часов, в предпраздничные дни соответственно - 7 часов и 4 часа;
• "Сутки через двое" и "Сутки через трое" - сменные графики со сменой 24 часа с указанной периодичностью начиная с даты отсчета. Для этих графиков можно предусмотреть вечерние и ночные часы - 2 часа и 10 часов за смену;
• "Календарные дни" - каждый день 8 часов.

Обратите внимание: при создании графика по шаблону "Пятидневка 40 часов" или "Шестидневка 40 часов" учитываются праздничные дни, в остальных шаблонах праздничные дни не учитываются.

После заполнения по шаблону при необходимости можно откорректировать заполненный график вручную.

Настройка вручную. В случае если вам требуется ввести более сложные графики, чем предложенные в шаблонах, при запуске сервиса "Помощник заполнения графика" выберите способ заполнения графика "Настроить вручную" (рис. 5 - не приводится).

Рисунок 5 Рисунок не приводится.

Рассмотрим возможности настроек параметров графика вручную (рис. 6 - не приводится).

Рисунок 6 Рисунок не приводится.

1. В поле "Тип графика" укажите длительность рабочей недели в днях - "Пятидневка" или "Шестидневка".

Для отражения сменного режима работы выберите тип графика "Сменный".

В случае выбора типа графика "Календарные дни" данные о рабочем времени будут заполнены исходя из того, что рабочими являются все дни в году.

1. В поле "Часов в неделе" указывается длительность рабочей недели в часах. Этот параметр используется при пересчете месячной или дневной ставки работника в часовую, например для оплаты ночных часов.
2. При установке флажка "Суммированный учет рабочего времени" праздничные дни, отмеченные в производственном календаре, не учитываются.

Установка флажка также влияет на расчет некоторых начислений. Например , "Оплата по среднему заработку" при оплате командировок и в других случаях (кроме отпуска), предусмотренных трудовым законодательством, в этом случае будет использовать среднечасовой заработок, а не среднедневной.

4, 5. Флажки "Вести учет ночных часов" и "Вести учет вечерних часов" устанавливаются, когда в графике необходимо предусмотреть ночные и/или вечерние часы.

Количество ночных и вечерних часов в сутки определяется по расписанию графика.

1. Флажок "Учитывать праздничные дни" устанавливается, когда необходимо учесть праздничные дни как нерабочие.

Для типов графиков "Пятидневка", "Шестидневка" и "Календарные дни" в предпраздничный день рабочее время уменьшается на час.

Для сменных графиков предпраздничные дни не сокращаются.

1. При установке флажка "Неполное рабочее время" вам необходимо выбрать также тип неполного времени: "Неполный рабочий день" или "Сокращенная рабочая неделя".

Если сотрудникам, работающим по данному графику, планируется назначать тарифную ставку исходя из графика полного рабочего времени, то необходимо выбрать способ расчета нормы времени "По другому графику" и график полного рабочего времени.

После того как вы укажете все необходимые данные, переходите к следующему этапу ввода информации, нажав кнопку "Далее".

В зависимости от выбранного в п. 1 типа графика открывается определенная форма настройки расписания.

Если выбран тип графика "Сменный", выводится форма настройки сменности для описания цикличности сменной работы (рис. 7 - не приводится).

Рисунок 7 Рисунок не приводится.

Для графиков "Пятидневка", "Шестидневка" или "Календарные дни" выводится форма для отражения часов по дням недели (рис. 8 - не приводится).

Рисунок 8 Рисунок не приводится.

Если указана необходимость учета ночных и вечерних часов, то система предложит заполнить расширенную форму расписания (рис. 9 - не приводится).

Рисунок 9 Рисунок не приводится.

После того как вы внесли необходимые параметры, нажмите кнопку "Заполнить". После автоматического заполнения графика при необходимости вы можете скорректировать его вручную (рис. 10 - не приводится).

Рисунок 10 Рисунок не приводится. Назначение графиков работы сотрудникам

Графики работы необходимо назначить сотрудникам в момент приема на работу или в момент кадровых перемещений при помощи соответствующих кадровых документов системы (рис. 11 - не приводится).

Рисунок 11 Рисунок не приводится.

При расчете заработной платы программа автоматически рассчитывает рабочее время по назначенному графику (рис. 12 - не приводится).

Рисунок 12 Рисунок не приводится.

О.С.Овчинникова

Заместитель главного редактора

журнала "Зарплата"

Ежегодно производственный календарь утверждается постановлением правительства. Данным постановлением так же при необходимости переносятся праздничные дни.

В программе заполнение производственного календаря обязательно, так как в противном случае система не сможет корректно выполнять множество своих функций. При попытке воспользоваться функционалом, где требуется наличие заполненного производственного календаря, программа будет выдавать ошибку. График работы используется при начислениях сотрудникам, ведении штатного расписания, для расчета рабочих и банковских дней и во многих других действиях.

В нашей статье мы покажем на примере заполнение производственного календаря в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0. Механизм типовой и является универсальным для большинства конфигураций и версий платформ. По нему в 1С заполняется график работы сотрудников.

Где найти производственный календарь в 1С 8.3? Зайдите в меню «Все функции», если оно у вас доступно. В противном случае вашей учетной записи может не хватать всех прав, либо данное меню не включено в настройках (в главном меню: Параметры — Сервис).

В открывшемся окне перейдите к справочникам и откройте «Производственные календари».

Перед вами откроется список созданных ранее графиков работы. По умолчанию у нас уже есть один с названием «Российская Федерация». Мы откроем именно его. Данный календарь является общегосударственным, заполняется на основании действующего законодательства и хранит данные сразу за несколько лет.

В открывшейся форме укажите год, на который вы ходите заполнить производственный календарь в 1С. В нашем случае это 2017 год.

Изначально наш календарь не был заполнен. Об этом свидетельствует то, что все даты обозначены красным цветом. Для автоматического заполнения календаря нажмите на соответствующую кнопку.

На текущий год автозаполнение календаря производится из утвержденных сведений о рабочих днях, праздниках и переносах праздничных дней, на будущие годы — согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Заполненный по умолчанию производственный календарь будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. В правой части отображаются переносы дней.

• черным цветом отмечены рабочие дни;
• темно-красным — субботы;
• красным — воскресенья;
• синим – предпразничные сокращенные дни;
• а розовым – праздничные.

Иногда на предприятиях утверждаются собственные производственные календари и переносы праздничных дней. Ниже описано, как это можно сделать в 1С.

Изменение дней

Для того чтобы изменить какой-либо день, выберите его и нажмите на кнопку «Изменить день». После этого перед вами откроется выпадающий список, где можно будет выбрать новый вид.

Перенос дней

Для переноса дня так же выберите его в календаре и нажмите на одноименную кнопку. Перед вами откроется форма, в которой необходимо указать на какой день будет осуществлен перенос, после чего нажать на кнопку «ОК».

Когда сотрудники организации работают не только по стандартной пятидневке, но еще и по сменными графикам, неизбежно возникают вопросы о том, как корректно отразить в программе начисления таким людям. Ведь устанавливать обычные графики работы в этом случае неудобно и неправильно, т.к. общее количество рабочих часов в месяце не будет совпадать, а значит, программа неверно рассчитает зарплату. Какие настройки нужно сделать, чтобы таких проблем не возникло?

Первым делом нужно разобраться, с какими графиками мы имеем дело. Если ваши сотрудники работают по стандартной схеме - сутки через трое, два через два и прочее и она остается постоянной долгое время, то будем использовать один вариант. Если же в течение месяца постоянно случаются выходы на работу вне графика, замещения заболевших сотрудников и т.д., а значит нет определенного жесткого графика, работы для расчетчика зарплаты будет немного побольше. Рассмотрим оба эти варианта подробнее.

В первом случае необходимо создать новый сменный график и просто устанавливать его сотрудникам при приеме на работу или кадровом перемещении. Для этого нужно на рабочем столе на закладке "Предприятие" выбрать пункт "Графики работы".

Добавляем новый график, пишем его название и нажимаем кнопку "Заполнить график".

Если какой-то из шаблонов нам подходит, то выбираем его и проставляем галочки об учете ночных и вечерних часов, если нет - нажимаем "настроить вручную" и "Далее".

Будем настраивать график два через два (день-ночь), смены по 12 часов с учетом ночных.

Указываем, с какой даты начинаем отсчет графика (это будет первая смена, в нашем случае 12 часов дневной работы) и добавляем в таблицу новую смену. Пишем название и указываем время с 8 до 20.

Затем добавляем в таблицу вторую строчку и добавляем новую смену - ночную.

Затем добавляем 3 и 4 пустые строки (это выходные) и нажимаем "Заполнить".

В заполненном графике проставляются две рабочие смены через две, причем во второй рабочей смене 8 ночных часов. График должен выглядеть следующим образом.

Теперь вы можете увидеть точное количество рабочих часов в каждом месяце, в том числе ночных и зарплата для сотрудников, которые работают точно по такому графику, будет рассчитываться верно. Осталось только назначить его при приеме на работу или кадровом перемещении.

Как правило, таких графиков должно быть четыре, т.к. в нашем случае, в тот день, когда одна смена работает в день, вторая - в ночь, а две другие в этот день отдыхают.

В том случае, если график каждый месяц меняется, необходимо использовать документ "Индивидуальные графики работы", расположенный на закладке "Расчет зарплаты".

Создаем новый документ и добавляем в него сотрудников. Данные можно вводить по дням или сводно за период. При нажатии на кнопки "Ночные" и "Вечерние" появляются соответствующие строки в таблице.

Заполнять такой документ нужно ежемесячно в случае нестабильного графика. Этот способ ввода информации корректнее и удобнее, чем вручную исправлять табель учета рабочего времени. Документы можно копировать, если различия из месяца в месяц не очень большие.

Справочник Графики работы предназначен для создания и хранения графиков учета рабочего времени, используемых на предприятии, и служит для задания нормы рабочего времени. Графиков может быть неограниченное количество, поскольку они создаются пользователем самостоятельно.

Доступ к справочнику осуществляется по пути Справочники – Предприятие – Графики работы .

Для работы с элементами справочника в списке графиков используется стандартный набор механизмов (кнопки Добавить, Добавить копированием, Изменить, Пометить на удаление).

Графиков работы в справочнике должно быть создано столько, сколько используется на предприятии, включая и сокращенные. Для создания нового графика воспользуйтесь кнопкой Добавить .

В появившейся форме необходимо задать Наименование графика и нажат кнопку Заполнить график.

В открывшемся Помощнике необходимо выбрать способ заполнения - по шаблону или Настроить вручную . Если график заполняется по шаблону, то необходимо указать День начала отсчета периодичности графика и нажать кнопку Далее .

В конфигурации предусмотрено использование графиков работы 4-х типов:

• Пятидневка
• Шестидневка
• Сменный
• Календарные дни

Привязка графика к тому или иному типу облегчает его заполнение.

Тип графика – выбирается из списка с помощью кнопки [...]

Часов в неделю – указывается общее количество рабочих часов в неделю для любого типа графика.

Суммированный учет времени – устанавливается признак, что для работников по данному графику при расчете оплаты больничных или отпускных будет использоваться среднечасовый заработок.

Вести учет ночных часов и Вести учет вечерних часов – необходимо отметить, если график требует учета данного вида времени.

Учитывать праздничные дни – если отмечен данный чек-бокс, то при заполнении календаря по данному графику

Неполное рабочее время – при установленном признаке неполного рабочего времени можно выбрать тип времени для данного графика: Неполный рабочий день или Сокращенная рабочая неделя. Кроме того, для случая графика с неполным рабочим временем, в поле График полного времени, который в таком случае используется:

В качестве планового (нормативного) объёма рабочего времени, исходя из которого определяется дневной (часовой) заработок при оплате по месячной тарифной ставке;

При расчете среднего заработка исходя из начислений (премий) учитываемых пропорционально;

При расчете предела среднедневного заработка, с которого удерживаются взносы делится на норму дней из отдельного (полного) графика).

Расписание работы – это поле заполняется для пяти- и шестидневных графиков работы автоматически исходя из значения поля Часов в неделю. По умолчание начало рабочего времени – 9 часов, перерыв 1час с 13-00 до 14-00. При необходимости время начала, количество перерывов (и их продолжительность) можно подкорректировать.

В полях начало дневных/вечерних/ночных часов необходимо указать время начала соответствующих часов (если предварительно в Параметрах графика выбран их учёт)

Смены – это поле заполняется в случае использования сменных графиков работы. В табличной части для каждого периода времени с помощью кнопки Добавить (вызывается нажатием правой кнопки мыши)создается запись с указанием название смены (выбирается из справочника Смены, в котором же указывается и время начала и окончания смен).

Смены заполняются на каждые день цикла. Для указания не рабочего дня создается новая запись, указывается номер дня в цикле смен, но не заполняется поле Смена. Кроме того, для сменного графика необходимо указать Дату отсчета, с которой будет начинаться заполнение сменных циклов.